Hallo,
folgende Fragestellung. Nach langem hin und her haben wir vor bitfarm in unser Unternehmen einzuführen.
Erstmal zum allgemeinen anschauen und probieren. Was später eventuell folgt ist noch nicht klar.
Da ich in einem anderen Bereich bitfarm schon lange einsetze kenne und Nutze ich Grundlegende Funktionen bereits.
Nun meine Frage. Bisher eingescannte Dokumente , bzw. PDF Dokumente liegen auf dem Server in einer bestimmten Ordnerstruktur mit recht vielen Unterordnern die ebenfalls noch weitere Unterordner besitzen. Ist es möglich die komplette Struktur irgendwie zu übernehmen oder muss die komplette Struktur einzeln im Admintool aufwendig erstellt werden.
Noch praktischer wäre es die kompletten Ordner samt Struktur direkt zu importieren. Natürlich müssten die einzelnen Dokumente ihren Namen behalten. Wir reden hier von einigen Hundert Ordnern .
Gruß
Der Merkant
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In der Regel wird empfohlen, die Bestandsdokumente in ein einzelnes Archiv, z.B. "Altdokumente" zu archivieren, und ab Einführung des DMS neue Dokumente in die Archivstruktur des DMS zu sortieren. Die Archive des DMS werden hauptsächlich nach Dokumentenklassen angelegt, das Suchen übernimmt bitfarm-Archiv für Sie. Alle Dokumenteninformationen, Metadaten und Volltexte werden in einer Datenbank abgelegt und sind durchsuchbar, und somit auch auffindbar. Ein Beispiel DMS finden Sie im mitgelieferten Demo-Profil. Meist werden also Standardarchive angelegt, wie z.B.
Eingangsrechnungen
Ausgangsrechnungen
Angebote
Lieferscheine
Lagerbestellungen
Personalabteilung
Geschäftsführung
Altdokumente
Papierkorb
...
Der jeweilige Zugriff wird über Berechtigungen geregelt. Unterarchive gibt es nicht, die Ordnerstruktur Ihrer Windowsablage können Sie nicht nachbilden, wie oben beschrieben ist es ein Feature, das dies nicht benötigt wird.
Bestandsdokumente können natürlich auch in die neue DMS Struktur sortiert werden, dies wird aufgrund des hohen Arbeitsaufwandes in der Regel nicht angewandt.
Siehe dazu auch Systemhandbuch Seite 27
1. DMS-Planungshilfe: Konzepte und Datenstrukturen
Mit freundlichen Grüßen
bitfarm27
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Vielen Dank für die Hinweise. Die Archive müssen so aufgebaut werden wie die bisherige Struktur ist. Wir reden hier von einigen Tausend Dokumenten. Mir hätte es etwas arbeit erspart hätte man irgendwie umsetzen können das man die Struktur aus dem Explorer direkt in bitfarm importieren könnte. Also gut. Dann bedeutet das für mich doch etwas an Arbeit die Ordner so wie sie sind zu erstellen. Es ist wichtig bzw. auch die Anforderung von anderer Seite, die Ordner so zu übernehmen wie sie aktuell sind.
Gruß
Andreas
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Hallo,
folgende Fragestellung. Nach langem hin und her haben wir vor bitfarm in unser Unternehmen einzuführen.
Erstmal zum allgemeinen anschauen und probieren. Was später eventuell folgt ist noch nicht klar.
Da ich in einem anderen Bereich bitfarm schon lange einsetze kenne und Nutze ich Grundlegende Funktionen bereits.
Nun meine Frage. Bisher eingescannte Dokumente , bzw. PDF Dokumente liegen auf dem Server in einer bestimmten Ordnerstruktur mit recht vielen Unterordnern die ebenfalls noch weitere Unterordner besitzen. Ist es möglich die komplette Struktur irgendwie zu übernehmen oder muss die komplette Struktur einzeln im Admintool aufwendig erstellt werden.
Noch praktischer wäre es die kompletten Ordner samt Struktur direkt zu importieren. Natürlich müssten die einzelnen Dokumente ihren Namen behalten. Wir reden hier von einigen Hundert Ordnern .
Gruß
Der Merkant
Dazu habe ich hier etwas gefunden: https://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/faq.html
(unter dem Abschnitt DMS-Wechsel)
Leider bin ich noch nicht so weit...
Hallo Andreas Pätzold,
In der Regel wird empfohlen, die Bestandsdokumente in ein einzelnes Archiv, z.B. "Altdokumente" zu archivieren, und ab Einführung des DMS neue Dokumente in die Archivstruktur des DMS zu sortieren. Die Archive des DMS werden hauptsächlich nach Dokumentenklassen angelegt, das Suchen übernimmt bitfarm-Archiv für Sie. Alle Dokumenteninformationen, Metadaten und Volltexte werden in einer Datenbank abgelegt und sind durchsuchbar, und somit auch auffindbar. Ein Beispiel DMS finden Sie im mitgelieferten Demo-Profil. Meist werden also Standardarchive angelegt, wie z.B.
Eingangsrechnungen
Ausgangsrechnungen
Angebote
Lieferscheine
Lagerbestellungen
Personalabteilung
Geschäftsführung
Altdokumente
Papierkorb
...
Der jeweilige Zugriff wird über Berechtigungen geregelt. Unterarchive gibt es nicht, die Ordnerstruktur Ihrer Windowsablage können Sie nicht nachbilden, wie oben beschrieben ist es ein Feature, das dies nicht benötigt wird.
Bestandsdokumente können natürlich auch in die neue DMS Struktur sortiert werden, dies wird aufgrund des hohen Arbeitsaufwandes in der Regel nicht angewandt.
Siehe dazu auch Systemhandbuch Seite 27
1. DMS-Planungshilfe: Konzepte und Datenstrukturen
Mit freundlichen Grüßen
bitfarm27
Vielen Dank für die Hinweise. Die Archive müssen so aufgebaut werden wie die bisherige Struktur ist. Wir reden hier von einigen Tausend Dokumenten. Mir hätte es etwas arbeit erspart hätte man irgendwie umsetzen können das man die Struktur aus dem Explorer direkt in bitfarm importieren könnte. Also gut. Dann bedeutet das für mich doch etwas an Arbeit die Ordner so wie sie sind zu erstellen. Es ist wichtig bzw. auch die Anforderung von anderer Seite, die Ordner so zu übernehmen wie sie aktuell sind.
Gruß
Andreas