Administration Commercial Commitments Files

Sistema para el seguimiento de las negociaciones de compromisos comerciales y el control y administración de los compromisos durante su vigencia
Tecnología
 
Ambiente:		LINUX y Windows
Servidor de Paginas:	APACHE  2.2.17
Servidor de Datos:	MySQL  5.1.36
Lenguajes:		Servidor PHP 5.3.0
			Cliente HTML 4.01, Javascript
 
Descripción:
El sistema automatiza el proceso, los controles, la generación de información ejecutiva, las actividades de negociación y la ejecución de un compromiso comercial, legal o financiero.
1.      El proceso se inicia con la creación de los contactos, autores o participantes en el proceso, a continuación se crea el resumen del compromiso, donde se contempla el tipo de compromisos, las clausulas y fechas claves y el estado del proceso de negociación.
2.      La información relevante del compromiso que se agrega a la base de datos se puede extraer directamente de los documentos originales  o registrarse manualmente.
3.      Durante la etapa de negociación el sistema permite el manteniendo del estado del proceso y utiliza esta información para presentar un resumen estadístico del mismo.
4.      Un compromiso consiste de:
a.      Tipo de compromisos, definidos por el usuario, así como las distintas etapas de la negociación y ejecución.
b.     Ejemplo: contrato de alquiler->revisar, negociar clausulas, firmar, etc. 

	El sistema permite la asignación de fechas y responsables para cada etapa y envía de forma automática mediante correo electrónico el aviso de asignación de la tarea y posteriormente de acurdo a las fechas y el estado de la tarea envía recordatorios u confirmaciones.

5.      La automatización del proceso y la ejecución se realiza mediante la definición de un flujo de trabajo (workflow) y la posterior generación de forma automática de un diagrama de Gantt.
Cobertura:

El sistema incluye las herramientas necesarias para la administración general de:
CONTACTOS, 	Entidades naturales o jurídicas que participan en la negociación y ejecución del compromiso.

COMPROMISOS,     Resumen de los documentos legales y comerciales de los compromisos adquiridos u otorgados por la empresa o persona a o desde terceros, incluye los datos generales y actores, fechas claves y clausulas claves, así como las anotaciones al margen y el índice de los documentos complementarios.

CALENDARIO,    Permite la representación grafica del diagrama de flujo y de Gantt del proceso de negociación y/o ejecución del compromiso, controla automáticamente la comunicación con los responsables asignados a las tareas y actualiza automáticamente el status por colores de las tareas. 
El calendario refleja automáticamente las fechas claves definidas para cada compromiso

Alcance:
A. Modulo de Contactos
1.       Crear contactos de forma rápida
2.       Actualizar información completa del contacto
3.       Crear listas de contactos
4.       Bloquear contactos
5.       Búsqueda y selección de contactos por diferentes criterios
6.       Mensajes (email blaster) a contactos
7.       Importar contactos desde cuentas externas tipo POP3
8.       Activación o inactivación de contactos
 
B. Modulo de compromisos
1.       Crear compromisos
2.       Mantenimiento de información del compromiso
3.       Adición y mantenimiento de fechas claves
a.       Registro manual de la información
b.      Captura desde el documento relacionado por selección de texto
4.       Adición y mantenimiento de clausulas claves
a.       Registro manual d la información
b.      Captura desde el documento relacionado por selección de texto
5.       Adición y mantenimiento de documentos relacionados
6.       Búsqueda y selección de compromisos por diferentes criterios
 
C. Modulo de Administración
1.       Definición y mantenimiento de usuarios y criterios de acceso a la información
2.       Definición y mantenimiento de tipos de compromisos y actividades por compromiso
3.       Definición y mantenimiento de Gateway para correo electrónico (SMTP)
4.       Administración de Compromisos
a.       Mantenimiento del estado de la negociación
b.      Mantenimiento del estado de las alarmas o fechas claves
c.       Adición y mantenimiento de anotación al compromiso
d.      Bloqueo de compromiso
 
D. Modulo de Calendarización
 
1.       Definición de tareas por actividad según el tipo de compromisos, los documentos relacionados, los contactos definidos como participantes en el compromiso y la fecha de entrega
2.       Definición grafica de interdependencia entre las tareas
3.       Mantenimiento del status de la actividad
4.       Envío automático de comunicaciones según status y fecha de la actividad del compromiso
 
E. Modulo de Resumen Ejecutivo
 
1.       Resumen de compromisos
2.       Estado de la negociación y resumen por etapa
3.       Estado de las alarmas o fechas
4.       Diagrama de Gantt del proceso de negociación o ejecución del compromiso