Recent changes to HowTo_LetterNewVariables

HowTo_LetterNewVariables modified by Markus Kohm

Markus Kohm — Thu, 20 Apr 2023 12:55:54 -0000

--- v10
+++ v11
@@ -172,9 +172,9 @@
 ```
 instead of the default logo.

-## Beispielbrief
-
-Ein kurzer Beispielbrief unter Verwendung der Datei könnte beispielsweise so lauten:
+## Example Letter
+
+A short example letter using the file above could be:
 ```latex
 \documentclass{scrletter}% Note: The shown example also works with class scrlttr2.

@@ -197,12 +197,12 @@
 \end{letter}
 \end{document}
 ```
-Es muss also nicht sowohl `uniexample.lco` als auch `johndoe.lco` geladen werden. Da `johndoe.lco` selbst `uniexample.lco` lädt, wäre ein explizites Laden von `uniexample.lco` in dem Brief zwar möglich, ist aber überflüssig.
-
-Im Ergebnis erhält man:
+So you don't need to explicitly load both: `uniexample.lco` and `johndoe.lco`. Because `johndoe.lco` loads `uniexample.lco` itself explicitly loading of `uniexample.lco` would be possible but is redundant.
+
+The result would be:

 [[img src=https://sourceforge.net/p/koma-script/wiki-en/HowTo_LetterNewVariables/attachment/uniexample.png alt=Ergebnisabbildung width=80% border=1]]

-Natürlich kann man sämtliche Angaben in einem Brief auch per `\setkomavar` selbst setzen oder auch nach dem Laden von `johndoe.lco` noch einmal abändern.
-
-Ein Gesamtbeispiel, bei dem `uniexample.lco` und `johndoe.lco` per `filecontents`-Umgebung erzeugt werden, findet sich im Anhang als [`uniexample.tex`](https://sourceforge.net/p/koma-script/wiki-en/HowTo_LetterNewVariables/attachment/uniexample.tex).
+Of course, you can also set all information in a letter yourself via `\setkomavar` or change it again after loading `johndoe.lco`.
+
+An overall example where `uniexample.lco` and `johndoe.lco` are created via `filecontents` environment can be found in the attachments as [`uniexample.tex`](https://sourceforge.net/p/koma-script/wiki-en/HowTo_LetterNewVariables/attachment/uniexample.tex).

HowTo_LetterNewVariables modified by Markus Kohm

Markus Kohm — Wed, 15 Sep 2021 07:49:33 -0000

--- v9
+++ v10
@@ -1,4 +1,4 @@
-# How LCO files are created to implement a complex corporate identity.
+# How LCO files are created to implement a complex corporate identity on the example of the University of Koblenz

 In companies or at universities, there are often very specific ideas about how a letter should look. In the past, this was done exclusively with printed stationery. Nowadays, this is expected to be solved by word processing, so that letters sent as PDFs also have the desired appearance.

HowTo_LetterNewVariables modified by Markus Kohm

Markus Kohm — Fri, 06 Aug 2021 11:55:36 -0000

--- v8
+++ v9
@@ -1,26 +1,26 @@
-# Wie LCO-Dateien zur Umsetzung einer komplexen Corporate Identity erstellt werden
-
-In Firmen oder an Universitäten gibt es häufig sehr konkrete Vorstellungen, wie ein Brief auszusehen hat. Früher wurde dergleichen dann ausschließlich mit gedrucktem Briefpapier umgesetzt. Heutzutage wird erwartet, dass dies über die Textverarbeitung mit gelöst wird, damit auch als PDF verschickte Briefe das gewünschte Aussehen erhalten.
-
-Eine der Stärken der KOMA-Script-Briefklasse besteht darin, das Briefpapier, also die Form, und auch dessen Individualisierung, also die Anpassung des Inhalts an einzelne Personen, vom Briefinhalt einfach trennen zu können. Für beides werden LCO-Dateien verwendet, wobei typischerweise die LCO-Datei des Individuums direkt die LCO-Datei mit der generellen Form lädt.
-
-Das Beispiel hier zeigt deshalb nicht nur, wie man ein recht komplexes Briefpapier mit vielen neuen Variablen mit Hilfe einer LCO für die Form festlegt. Es wird auch gezeigt, wie ein man eine LCO-Datei für persönliche Angaben und Einstellungen darauf aufbauend so erstellt, dass Anpassungen an der Form automatisch angewendet werden. Lediglich bei Definition neuer Variablen oder dem Löschen vorhandener Variablen in der LCO-Datei für die Form sind ggf. Anpassungen an der individuellen LCO-Datei notwendig.
+# How LCO files are created to implement a complex corporate identity.
+
+In companies or at universities, there are often very specific ideas about how a letter should look. In the past, this was done exclusively with printed stationery. Nowadays, this is expected to be solved by word processing, so that letters sent as PDFs also have the desired appearance.
+
+One of the strengths of the KOMA-Script letter class is that the stationery, i.e. the form, and also its individualization, i.e. the customizing of the content for individual persons, can be easily separated from the letter content. LCO files are used for both, typically the individual's LCO file directly loads the LCO file containing the general form.
+
+The example here therefore not only shows how to specify a rather complex stationery with many new variables using an LCO for the form. It also shows how to create an LCO file for personal information and settings based on it in such a way that adjustments to the form are applied automatically. Only when defining new variables or deleting existing variables in the LCO file for the form, adjustments to the individual LCO file may be necessary.

 ## Corporate Identity

-Die Vorgaben für die Form, also die Corporate Identity orientieren sich an denen, die einst an der Universität Koblenz galten. Das hier gezeigte Beispiel geht deshalb auch auf einen Vorschlag von Uwe Jochum zurück. Inzwischen werden die Vorlagen der Universität Koblenz eigenständig verwaltet. Mitarbeiter der Universität sollten daher die offiziellen Vorlage aus dem Intranet verwenden.
-
-Ein zentrales Element der CI ist ein Logo in der Mitte des Briefkopfs. Rechts neben diesem Logo sollen einige Angaben zur Universität, zum Institut oder der Abteilung und zur Person enthalten. Da die Universität über mehrere Standorte innerhalb der Stadt verteilt ist, finden sich im Fuß Angaben zur Erreichbarkeit mit einer Buslinie. Zusätzlich gibt es dort die Bankverbindung und eine Postanschrift für Pakete.
-
-Für die Rücksendeadresse gibt es die Vorgabe, dass die einzelnen Elemente mit einem vertikal zentrierten Punkt statt einem Komma voneinander getrennt werden soll. Außerdem ist die Schrift der Rücksendeadresse fest vorgegeben.
-
-Einige Elemente kommen ggf. häufiger vor, beispielsweise der Name der Universität und der Ort. Die Telefonnummer unterscheidet sich hingegen bei einzelnen Personen nur um eine Teilnehmerkennung. Es gibt zwei leicht unterschiedliche Nummern für Faxe und für das Telefon, aber nicht einheitlicher Teilnehmerkennung. Neben dem Namen der Universität wird außerdem ein Name für das Institut oder die Abteilung benötigt. All dies resultiert in verschiedenen neuen Variablen. Einige davon haben eine Standardvorbelegung. So existiert beispielsweise für die Abteilung die Vorbelegung »Zentralverwaltung«. Als Teilnehmerkennung kann auch die Nummer der Telefonzentrale verwendet werden.
-
-Zwar existiert ein Logo, das als Datei `unilogo.pdf` vorliegt. Sollte die Datei aus irgendwelchen Gründen nicht vorhanden sein, soll jedoch ein einfaches Ersatzlogo verwendet werden. Die kann einfach mit Hilfe von `\IfFileExists` umgesetzt werden. Für das Laden von `unilogo.pdf` in der gewünschten Größe von 3cm auf 3cm wird das Paket `graphicx` benötigt. Allerdings ist es erlaubt LCO-Dateien auch noch im Dokument zu laden. Damit das Laden von `graphicx` zu keiner Fehlermeldung führt, wird das Paket nur in der Dokumentpräambel geladen. Anderenfalls verlässt sich die LCO-Datei darauf, dass der Anwender `graphicx` selbst geladen hat.
-
-Die Signatur soll komplett linksbündig gesetzt werden, was über `\raggedsignature` einfach z u lösen ist.
-
-All dies kann in einer LCO-Datei wie folgt verpackt werden:
+The specifications for the form, i.e. the corporate identity, are based on those that once applied at the University of Koblenz. The example shown here therefore also originates from a suggestion by Uwe Jochum. In the meantime, the templates of the University of Koblenz are maintained independently. Employees of the university should therefore use the official template from the intranet.
+
+A central element of the CI is a logo in the middle of the letterhead. To the right of this logo should be some information about the university, the institute or department and the person. Since the university is spread over several locations within the city, there is information about the accessibility by bus line in the foot. In addition, there are the bank details and a postal address for packages.
+
+For the return address, there is a specification that the individual elements should be separated with a vertically centered dot instead of a comma. In addition, the font of the return address is fixed.
+
+Some elements may occur more than once, for example, the name of the university and the city. The phone number, on the other hand, differs for individuals by only one user identifier. There are two slightly different numbers for faxes and for the telephone, but with a uniform user identifier. Besides the name of the university, a name for the institute or department is also needed. All this results in several new variables. Some of them have a default value. For example, the default “Zentralverwaltung” (this means: “Central Administration”) exists for the department. The switchboard number can also be used as the user identifier.
+
+It is true that a logo exists as file 'unilogo.pdf'. However, if for some reason the file is not available, a simple substitute logo should be used. This can be easily implemented using `\IfFileExists`. For loading `unilogo.pdf` in the desired size of 3cm by 3cm the package `graphicx` is needed. However, it is allowed to load LCO files still in the document. To avoid that loading `graphicx` leads to an error message, the package is only loaded in the document preamble. Otherwise the LCO file relies on the user having loaded `graphicx` himself.
+
+The signature should be set completely left-aligned, which can be easily solved using `\raggedsignature`.
+
+All this can be wrapped in an LCO file as follows:
 ```latex
 % uniexample.lco
 % Copyright (c) Markus Kohm, 2021
@@ -125,13 +125,13 @@
 \endinput
 ```

-Für die Busverbindung wurde übrigens nicht nur eine neue Variable `bus` definiert. Der Bezeichner wurde darüber hinaus mit Hilfe von `\providecaptionname` sprachabhängig als `\busroutename`  definiert. Vordefiniert sind unerschiedliche Begriffe für Deutsch, amerikanisches Englisch und britisches Englisch. Diese werden durch die Sprachauswahl mit [`babel`](https://www.ctan.org/pkg/babel) autmatisch aktiviert.
-
-## Individualisierung
-
-Zur Individualisierung wird für jede Person eine weitere LCO-Datei angelegt. Darin sind die individuellen Einstellungen abgelegt. Da die Datei auf `uniexample.lco` basiert, wird diese gleich zu Anfang per `\LoadLetterOption` geladen.
-
-Für John Doe von der Universitätsbibliothek kann diese Datei beispielsweise so aussehen:
+By the way, not only a new variable `bus` was defined for the bus connection. The identifier was also defined language-dependently as `\busroutename` using `\providecaptionname`. Predefined are different terms for German, American English and British English. These are activated automatically by the language selection with [`babel`](https://www.ctan.org/pkg/babel).
+
+## Individualization
+
+For individualization, another LCO file is created for each person. The individual settings are stored in this file. Since the file is based on `uniexample.lco`, it is loaded right at the beginning via `\LoadLetterOption`.
+
+For example, for John Doe from the university library, this file may look like this:
 ```latex
 % johndoe.lco
 % Copyright (c) Markus Kohm, 2021
@@ -164,13 +164,13 @@
 \endinput
 ```

-Da dieser Anwender Faxe als veraltet betrachtet, hat er per `\KOMAoptions` für den Briefkopf nur Telefonnummer und E-Mail aktiviert. Außerdem zieht er es vor, wenn dort »Telefon« und »E-Mail« nicht ausgeschrieben werden, sondern hübsche Symbole dafür verwendet werden.
-
-Wie am Beispiel von `department` und `userphone` gezeigt, ist es auch kein Problem, bereits in `uniexample.lco` gesetzt Variablen noch einmal abzuändern. Hätte die Bibliothek ein eigenes Logo, könnte man auch dieses, beispielsweise per
+Since this user considers faxes obsolete, he has enabled only phone number and e-mail for the letterhead via `\KOMAoptions`. He also prefers that `phone` and `email` are not written out there, but that pretty symbols are used for them.
+
+As shown in the example of `department` and `userphone`, it is no problem to change variables already set in `uniexample.lco`. If the library had its own logo, you could also load it, for example via:
 ```latex
 \setkomavar{logo}{\includegraphics[width=3cm,height=3cm]{biblogo}}
 ```
-an Stelle des voreingestellten Logos laden.
+instead of the default logo.

 ## Beispielbrief

@@ -178,7 +178,7 @@
 ```latex
 \documentclass{scrletter}% Note: The shown example also works with class scrlttr2.

-\usepackage[ngerman]{babel}
+\usepackage[UKenglish]{babel}
 \usepackage{blindtext}

 \LoadLetterOption{johndoe}
@@ -189,11 +189,11 @@
 \setkomavar{date}{1. April 2021}

 \begin{document}
-\setkomavar{subject}{Beispiel Briefpapierentwurf mit vielen neuen Variablen}
+\setkomavar{subject}{Example of the design of a stationery with several new variable}
 \begin{letter}{Dr.\,Achim XBox\\Medienwissenschaft\\~\\im Haus}
-  \opening{Lieber Herr XBox,}
+  \opening{Dear Herr XBox,}
   \blindtext
-  \closing{Schöne Grüße}
+  \closing{Regards}
 \end{letter}
 \end{document}
 ```

HowTo_LetterNewVariables modified by Markus Kohm

Markus Kohm — Fri, 06 Aug 2021 11:32:02 -0000

--- v7
+++ v8
@@ -1,4 +1,4 @@
-# Wie LCO-Dateien zur Umsetzung eine komplexen Corporate Identity erstellt werden
+# Wie LCO-Dateien zur Umsetzung einer komplexen Corporate Identity erstellt werden

 In Firmen oder an Universitäten gibt es häufig sehr konkrete Vorstellungen, wie ein Brief auszusehen hat. Früher wurde dergleichen dann ausschließlich mit gedrucktem Briefpapier umgesetzt. Heutzutage wird erwartet, dass dies über die Textverarbeitung mit gelöst wird, damit auch als PDF verschickte Briefe das gewünschte Aussehen erhalten.

HowTo_LetterNewVariables modified by Markus Kohm

Markus Kohm — Fri, 06 Aug 2021 10:09:00 -0000

--- v6
+++ v7
@@ -201,7 +201,7 @@

 Im Ergebnis erhält man:

-[[img src=https://sourceforge.net/p/koma-script/wiki-en/HowTo_LetterNewVariables/attachment/uniexample.png alt=Ergebnisabbildung width=80%]]
+[[img src=https://sourceforge.net/p/koma-script/wiki-en/HowTo_LetterNewVariables/attachment/uniexample.png alt=Ergebnisabbildung width=80% border=1]]

 Natürlich kann man sämtliche Angaben in einem Brief auch per `\setkomavar` selbst setzen oder auch nach dem Laden von `johndoe.lco` noch einmal abändern.

HowTo_LetterNewVariables modified by Markus Kohm

Markus Kohm — Fri, 06 Aug 2021 10:08:07 -0000

--- v5
+++ v6
@@ -201,8 +201,8 @@

 Im Ergebnis erhält man:

-![Ergebnisabbildung](https://sourceforge.net/p/koma-script/wiki-en/HowTo_LetterNewVariables/attachment/uniexample.png)
+[[img src=https://sourceforge.net/p/koma-script/wiki-en/HowTo_LetterNewVariables/attachment/uniexample.png alt=Ergebnisabbildung width=80%]]

 Natürlich kann man sämtliche Angaben in einem Brief auch per `\setkomavar` selbst setzen oder auch nach dem Laden von `johndoe.lco` noch einmal abändern.

-Ein Gesamtbeispiel, bei dem `uniexample.lco` und `johndoe.lco` per `filecontents`-Umgebung erzeugt werden, findet sich im Anhang als [uniexample.tex](https://sourceforge.net/p/koma-script/wiki-en/HowTo_LetterNewVariables/attachment/uniexample.tex).
+Ein Gesamtbeispiel, bei dem `uniexample.lco` und `johndoe.lco` per `filecontents`-Umgebung erzeugt werden, findet sich im Anhang als [`uniexample.tex`](https://sourceforge.net/p/koma-script/wiki-en/HowTo_LetterNewVariables/attachment/uniexample.tex).

HowTo_LetterNewVariables modified by Markus Kohm

Markus Kohm — Fri, 06 Aug 2021 10:05:38 -0000

--- v4
+++ v5
@@ -204,3 +204,5 @@
 ![Ergebnisabbildung](https://sourceforge.net/p/koma-script/wiki-en/HowTo_LetterNewVariables/attachment/uniexample.png)

 Natürlich kann man sämtliche Angaben in einem Brief auch per `\setkomavar` selbst setzen oder auch nach dem Laden von `johndoe.lco` noch einmal abändern.
+
+Ein Gesamtbeispiel, bei dem `uniexample.lco` und `johndoe.lco` per `filecontents`-Umgebung erzeugt werden, findet sich im Anhang als [uniexample.tex](https://sourceforge.net/p/koma-script/wiki-en/HowTo_LetterNewVariables/attachment/uniexample.tex).

HowTo_LetterNewVariables modified by Markus Kohm

Markus Kohm — Fri, 06 Aug 2021 10:03:52 -0000

--- v3
+++ v4
@@ -201,6 +201,6 @@

 Im Ergebnis erhält man:

-![Ergebnisabbildung](attachement/uniexample.png)
+![Ergebnisabbildung](https://sourceforge.net/p/koma-script/wiki-en/HowTo_LetterNewVariables/attachment/uniexample.png)

 Natürlich kann man sämtliche Angaben in einem Brief auch per `\setkomavar` selbst setzen oder auch nach dem Laden von `johndoe.lco` noch einmal abändern.

HowTo_LetterNewVariables modified by Markus Kohm

Markus Kohm — Fri, 06 Aug 2021 10:03:03 -0000

--- v2
+++ v3
@@ -199,4 +199,8 @@
 ```
 Es muss also nicht sowohl `uniexample.lco` als auch `johndoe.lco` geladen werden. Da `johndoe.lco` selbst `uniexample.lco` lädt, wäre ein explizites Laden von `uniexample.lco` in dem Brief zwar möglich, ist aber überflüssig.

+Im Ergebnis erhält man:
+
+![Ergebnisabbildung](attachement/uniexample.png)
+
 Natürlich kann man sämtliche Angaben in einem Brief auch per `\setkomavar` selbst setzen oder auch nach dem Laden von `johndoe.lco` noch einmal abändern.

HowTo_LetterNewVariables modified by Markus Kohm

Markus Kohm — Fri, 06 Aug 2021 10:00:35 -0000