Mailversand

Mailversand

• Mailversand
  • Mail oder Brief
    • Achtung
    • Option/Erweiterung
  • Nur Post / Nur Mail
  • Empfänger der Mail
    • Option/Erweiterung
  • Inhalt der Mail
  • Formatierung der Mail
    • Achtung
    • Option/Erweiterung

Über ein Formular soll die Möglichkeit bestehen, Mails an Personen aus der Gemeinde zu verschicken. Der Regelfall sind Massen-Mails an Gruppen (Rollen). Dazu:

Mail oder Brief

Grundsätzlich soll es keine Einschränkungen geben für Menschen, von denen keine eMail-Adresse bekannt ist. In diesem Fall soll ein entsprechendes PDF erzeugt werden (ggf. plus diverse Dateien, die als Anhang mit verschickt werden - möglichst auch PDFs), das/die per eMail an das Gemeindebüro gehen mit der Aufforderung, sie auszudrucken und als Brief mit der Post auf den Weg zu bringen.

Achtung

Es gibt i.d.R. außer den beiden Möglichkeiten eMail und Briefpost auch noch die Variante Hauspost, d.h. Postfach im Gemeindebüro, und womöglich weitere Varianten. Es ist zu klären, ob die Hauspost von den Arbeitsabläufen schon durch die Briefpost erledigt ist oder ob programmseitig noch was zu tun ist.

Option/Erweiterung

Gerade für Versände an viele Empfänger von Briefpost wäre es wünschenswert, wenn nicht für jeden Empfänger eine eigene Mail an das Gemeindebüro ginge sondern nur eine. In diesem Fall sollten alle Briefe in einem PDF enthalten sein, die Anhänge entsprechend nur einmal. Vermutlich wäre das von vorneherein die zu bevorzugende Version (anders als bei den Tagungen...).

Nur Post / Nur Mail

Naheliegend ist der Fall, dass ein Versand ausschließlich per Briefpost oder auch zusätzlich per Briefpost verschickt werden soll. Folgende Optionen wären leicht zu implementieren und könnten sich als hilfreich herausstellen:

- ***Alle per Post:*** Die Sendungen werden alle per Post-Adressen der Empfänger verschickt, unabhängig davon, ob sie eine eMail-Adresse haben oder nicht. Das könnte für besonders wichtige Versände sinnvoll sein.
- ***Auch Post:*** Empfänger mit eMail-Adresse bekommen die Sendung sowohl als eMail als auch als Briefpost. Das könnte für wichtige und zeitlich drängende Versände sinvoll sein.

Empfänger der Mail

Über ein Formular sollen die Gruppen/Rollen ausgewählt werden, an die der Massenversand gehen soll.

Nice to have wären zusätzlich:

- Beleg-Mail (einmal pro Versand): Pro Versand würde ein Beleg-Exemplar an einen oder mehrer Empfänger verschickt.
- Protokoll-Mail (pro Empfänger des Versand eine Beleg-Mail als CC oder BCC an das Gemeindebüro oder an eine andere Stelle. ***Achtung:*** Das kann zu sehr vielen eMail im Gemeindebüro führen. Folglich sollte diese Variante entweder nicht implementiert werden oder sonst nur mit Bedacht in besonderen Situationen eingesetzt werden.

Option/Erweiterung

Nach der Auswahl der Empfänger-Gruppen/Rollen über das Formular könnte eine (lange) Select-Box der Einzelpersonen angezeigt werden, die die Mail erhalten sollen. Dort könnten dann vor dem tatsächlichen Versand einzelne Personen wieder abgewählt oder auch zusätzliche ausgewählt werden.

Inhalt der Mail

Über ein Formular wird der Inhalt der Mail erfasst. Dafür wären wohl folgende Felder sinnvoll:

- Betreff (Subject)
- Inhalt (Text)
- Anhänge (Dateien)

Formatierung der Mail

Die Mail wird als Klartext ohne weitere Formatierung verschickt. Außer Zeilenschaltung und Absatz (erzeugt durch eine oder mehrere Leerzeile(n)) sind keine Auszeichnungen vorgesehen. So wird sichergestellt, dass der Inhalt sowohl als eMail als auch als LaTeX-Dokument ohne Probleme verschickt werden kann.

Achtung

Das Formular sollte aus Sicherheitsgründen dafür sorgen, dass nur druckbare bzw. später maskierbare Zeichen erfasst werden können. Das wird wohl mit Validatoren zu erledigen sein, evt. mit einem eigenen dafür geschriebenen Validator.

Option/Erweiterung

Später könnten Formatierungen/Auszeichnungen mit Markdown zugelassen werden. Dafür:

- Konvertierung in HTML für den eMail-Versand
- Konvertierung in LaTeX für den Post-Versand
- Sicherstellen, dass die Routine, die den eMail-Vesand erledigt, mit HTML umgehen kann.
- Konvertierung vermutlich mit `pandoc`.