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Automatische Sortierung in Archiv

2013-03-02
2013-06-19
  • citydweller
    citydweller
    2013-03-02

    Hallo zusammen,

    ich habe folgendes Problem. Und zwar scannt unser Scanner eine PDF Datei mittels SMB Freigabe automatisch nach O:\Bitfarm-Archiv\import\EDV-Lieferscheine. Die Datei wird nach dem Scan auch hier angezeigt und nach kurzer Zeit ebenfalls archiviert. Nun möchte ich, das Bitfarm diese in entsprechenden Unterordner eingescannten Dokumente automatisch in das Lager EDV, Archiv Lieferscheine sortiert. Jedoch werde ich aus dem Handbuch nicht schlau wie dies anzustellen ist. Wie muss in meine Ordner aufbauen bzw. welche Parameter in der scripts.ini setzen? Meine scripts.ini sieht wie folgt aus:

    Profil=bitfarm
    unverteilt=unverteilt
    Typ=CRE
    archquelle=true
    MSWordinstalled=false
    MSExcelinstalled=false
    MSPowerPointinstalled=false
    MSOffice2007installed=false
    DWGViewerinstalled=false
    ISBConverterinstalled=false
    VCVIEWCONVERTInstalled=false
    acceptallfiletypes=true
    VarialImportPath=
    ScannerImportPath=O:\Bitfarm-Archiv\Import\
    ExtendedImportPath=
    OutlookImportPath=
    Serviceprinter=
    readuserfromfilename=false
    readuserfromfolder=false
    readuserfromfileowner=true
    readarchivfromfolder=false
    readarchivfromfilename=false
    archofficeincolor=false
    archpdfincolor=false
    archDWGincolor=false
    archHTMLincolor=true
    useOMPforOffice=false
    deletesourcefiles=false
    extractPDFdirect=true
    allownonrevisionsave=true
    dropshortstrings=false
    preventdoubledocsmemory=35
    autoexportpath=
    scannerpagecountinfo=false
    admin=
    CustomPDFtoTIFFConverter=
    Defaultresolution=hires
    mailattachments=changeable
    mainplugin=
    workflowplugin=
    VCVIEWCONVERTInstalled=false
    maildomain=
    spoolplugin=
    javapath=
    foppath=
    autoshrinkjpg=200
    JPGNRS=true
    openofficepath=O:\Bitfarm-Archiv\OpenOfficePortable\App\openoffice\program\
    nowarnings=true
    zippath=O:\Bitfarm-Archiv\7-Zip\7za.exe
    deletezipafterdecomp=false
    zipacceptnoextension=true
    zipwhitelistextensions=
    zipblacklistextensions=
    emailwhitelistextensions=
    emailblacklistextensions=.txt.html.msg.gif.bmp.png
    emailacceptnoextension=true
    globalblacklistextensions=.db
    globalacceptnoextension=true
    officequickimport=false
    attachmentarchiv=
    tolerantocrcheck=true
    useDSO=false
    crePath=O:\Bitfarm-Archiv\Viewer-Files\bfaOCR\

     
  • bitfarm10
    bitfarm10
    2013-03-04

    Hallo,

    zunächstmal würde ich grundsätzlich empfehlen den Scanner Tifs ablegen zu lassen. Dies hat aber natürlich jetzt nichts mit ihrem Sortierproblem zu tun. Ja, es ist richtig, dass der "import-Ordner", welcher sich im bitfarm-Archiv Programmverzeichnis befindet von uns überwacht wird. Ein Ordner den sie dort anlegen um eine gezielte Archivierung über den Scanner zu ermöglichen, muss so heißen, wie das Template zu dem Archiv. In der Scripts.ini muss entsprechend der "ScannerImportPath" gesetzt werden, was in ihrem Fall aber ja korrekt zu sein scheint. 
    Sie haben selbst geschrieben, dass sie einen Ordner namens EDV-Lieferscheine angelegt haben. Die Frage ist, wie lautet das Template? Ich nehme fast an, dass das Template, wenn sie es nicht umbenannt haben, nur Lieferscheine heißt, weil der der bitfarm-Archiv Administrator, standardmäßig beim erstellen eines Templates den Archivnamen vorschlägt.
    Lösung wäre dann z.B. ihren Importordner "EDV-Lieferscheine" in  "Lieferscheine" umzubenennen.

    gruß bitfarm10

     
  • citydweller
    citydweller
    2013-03-05

    Hallo,

    habe nun das alte Template gelöscht und ein neues Template unter dem Namen "Lieferscheine" erstellt. Habe zudem den Ordner "EDV-Lieferscheine" gelöscht und neu angelegt als "Lieferscheine". Trotzdem wird das Dokument nach Lager -> unsortiert verschoben. Was mache ich falsch?

     
  • bitfarm7
    bitfarm7
    2013-03-05

    Hallo,

    ändern Sie in der scripts.ini die Variable readarchivfromfolder auf true, dann gehts.

    Gruß,
    bitfarm7

     
  • bitfarm10
    bitfarm10
    2013-03-05

    Hallo,

    also folgende Dinge sind wichtig:
    1: Der Ordner, den man im %bitfarm-archiv%\import\ anlegt, muss so heißen, wie das Template zu dem Archiv, in das man hineinscannen möchte.
    2: Man scannt dann nicht in den "import-Ordner", denn sonst landen die Dokumente immer im Archiv "unverteilt", sondern in den entsprechend angelegten Ordner.
    3: In dem entsprechenden Template muss natürlich der korrekte Name des Archivs stehen. Legt man mit dem Administrator ein solches Template an, steht da in jedem Fall das richtige.

    Das ist alles was zu beachten ist.

    Ich habe gerade in meiner VM mit einer installierten GPL ein Archiv namens IT-Lieferscheine angelegt, dann habe ich das Template dazu angelegt, welches auch IT-Lieferscheine heißt. Zum Schluss habe ich einen Ordner in %bitfarm-archiv%\import\ angelegt namens IT-Lieferscheine. Alle Dokumente die ich dort abgelegt hatte wurden korrekt in mein Archiv "IT-Lieferscheine" archiviert.

    Sollten sie dennoch Schwierigkeiten haben und das so nicht hinbekommen machen sie bitte folgendes.
    Stoppen sie den Archivierungsdienst indem sie eine ADMINISTRATOR-CONSOLE öffnen und folgenden Befehl eingeben:
    net stop "bitfarm-archiv Archivierungsdienst" dann legen sie mal irgendeine Datei (textfile,Worddoc…etc) in diesen Ordner den sie im import angelegt haben. Der Spooldienst wird dieses Dokument dann u.a. mit einer .job-datei in die queue (%bitfarm-archiv%\queue\) schieben. Da der Archivierungsdienst ja nun nicht läuft bleiben die Dateien dort bis auf weiteres liegen. Öffnen sie bitte die JOB-Datei (rechtsklick öffnen) im Editor und schauen nach, was dort für ein Name unterhalb von "Profil" eingetragen steht. Dieser Name ist der Name des Archivs in welchem die Dokumente landen werden. in ihrem Fall sollte da also "Lieferscheine" und nicht "unverteilt" drin stehen. Ansonsten haben sie einen Fehler in ihrem Template zum Archiv.

    Nachdem sie in die Job-Datei gesehen haben, den Archivierungsdienst bitte wieder starten.
    Der Befehl dazu lautet: net start "bitafrm-archiv Archvierungsdienst"

    Bitte nochmal Rückmeldung ob es funktioniert hat und woran es lag.

    Danke & Gruß bitfarm10

     
  • citydweller
    citydweller
    2013-03-05

    Problem ist nun gelöst. Als ich die TPL neu geschrieben habe, hatte er nachgefragt ob er die Datei überschreiben soll. Habe dies mit JA bestätigt. Allerdings hatte er diese trotzdem nicht überschrieben. Habe die Datei nun von Hand gelöscht und neu erstellt. Problem gelöst. Automatische Archivierung funktioniert einwandfrei.

    Vielen Dank für die schnellen und vor allem sehr hilfreichen und ausführlichen Antworten! Großes Lob. Super Programm.

     
  • bitfarm10
    bitfarm10
    2013-03-06

    Hallo citydweller,

    prima, dass es nun funktioniert. Danke für die Rückmeldung und weiterhin viel Spaß mit der GPL Version von bitfarm-Archiv.

    Gruß bitfarm10

     
  • Ronny Intrau
    Ronny Intrau
    2013-06-19

    Hi

    ich habe das gleiche Problem und bin dem Workaround gefolgt. Leider Ohne Erfolg. Hier nochmal die Schilderung meines Problemes:

    ich habe folgendes Problem sowohl unter Windows XP als auch Windows 7.

    Ich habe im Importverzeichniss einen Ordner Namens Rechnung angelegt. Dann hab ich in der Administration ein weiteren Lagerort erstellt. Name "xyz" darunter das das Archiv Angebot. Dazu habe ich dann das Template gespeichert und auch Angebot genannt.

    Leider archiviert er die Datei dann aber nicht. Die Datei verschwindet zwar aus dem Ordner Angebot, aber die Datei wird nicht richtig eingefügt.

    Ich bräuchte dringend ein Tipp. Ich habe ebenfalls unter XP auch mal den Archivierungsdienst gestoppt und dann eine Datei eingefügt ... und unter quere geschaut wie der Name im Job heisst. Passt eigentlich alles, daher bin ich ziemlich ratlos.